요즘 부서에서 상품권 관련 업무를 들여다볼 일이 생겼는데, 막상 절차를 정리하려니 어디서부터 어디까지가 한 묶음인지 감이 안 옵니다. 품의 올리고 승인 받고 발주하고 수령하고 배부하고 정산하고... 단계로 적어놓으면 간단해 보이는데, 실제로는 중간중간 누락되는 서류가 생기더라고요.
특히 궁금한 건 지급 단계 이후입니다. 누구에게 얼마가 나갔는지 명부를 따로 만드는지, 아니면 결재 문서에 붙임으로만 남겨두는지요. 그리고 그 명부를 보관하는 기간이나 담당 부서가 회사마다 다른 것 같던데, 내부 규정에 따로 적어두시는 편인가요.
저는 이쪽 실무를 제대로 해본 적이 없어서 잘 몰라서 여쭙습니다. 나중에 감사나 확인 요청이 들어왔을 때 곤란해지지 않으려면 최소한 어떤 증빙은 꼭 챙겨두는 게 좋을지, 경험 있으신 분들 의견이 궁금합니다.
댓글 2
- 주말엔집콕
회사마다 규정이 달라서 단정하긴 어렵지만, 수령확인 서명이 들어간 명부는 어디든 남기는 분위기 같더라고요. 세무상 근로소득이나 복리후생비 처리 여부에 따라 요구되는 증빙도 달라질 테니 재무쪽에 먼저 물어보시는 게 빠를 것 같습니다. 그런데 요즘은 모바일로 뿌리는 경우엔 서명 대신 발송 내역으로 갈음하기도 하나요?
- 계산기두드리기
수령 확인 서명이 들어간 배부 명부는 어떤 형태로든 남겨두는 게 안전하다고 들었는데, 보관 기간은 회사 규정이나 세무 관련 기준에 따라 다를 것 같아요. 그런데 지급 대상이 사내 직원이 아니라 외부 인원이면 이 경우엔 증빙 요건이 또 달라지나요? 저도 그 구분이 늘 헷갈립니다.